В Conversite мы разрабатываем сайты, выполняем доработки и ведём проекты с почасовой оплатой. Сделки, реквизиты, услуги, счета и задачи хранятся в Битрикс24. Для электронного документооборота используем СБИС (Saby).
Иллюстрация процесса: данные сделки становятся основой закрывающих документов.
Задача: использовать данные, которые уже есть в CRM
На стыке двух систем возникает повторная работа. Чтобы подготовить документы, нужно собрать сведения о клиенте, перенести услуги, проверить оплату и указать основания. Для почасовых работ требуется ещё и расшифровка: какие задачи выполнялись и сколько времени они заняли.
Мы поставили задачу связать эти действия в один процесс. Сотрудник завершает сделку в CRM, а интеграция использует уже внесённые данные для подготовки документов. При этом она должна замечать расхождения до создания УПД и сообщать, что нужно исправить.
От завершённой сделки к черновику УПД
Запуском служит перевод сделки в успешную финальную стадию. Интеграция повторно проверяет её статус, получает реквизиты сторон, товарные позиции и связанные оплаченные счета.
Затем система сверяет исходные данные. Услуги должны соответствовать каталогу, а общая сумма оплаченных счетов — сумме сделки и стоимости её позиций. Для каждой услуги используется код, связывающий номенклатуру Битрикс24 и СБИС.
Если проверки пройдены, в СБИС создаётся черновик универсального передаточного документа — УПД. Номер присваивается по настроенной в СБИС нумерации. Отдельный счётчик на стороне интеграции не требуется.
Интеграция готовит документы. Сотрудник проверяет черновик, подписывает его и отправляет клиенту.
Несколько счетов и разные основания документов
Одна сделка не всегда оплачивается одним счётом. Например, часть работ может быть оплачена по первоначальному счёту, а дополнительный объём — по отдельному. Интеграция учитывает все связанные счета, отмеченные в CRM как оплаченные, и проверяет их общую сумму.
Основание УПД зависит от направления работ. Для разработки сайта используется договор, сформированный из сделки в Битрикс24. Для доработок и почасовых работ — оплаченные счета с их номерами и датами.
При разработке мы учли важную деталь: номер карточки счёта в CRM может отличаться от номера документа, который сформирован внутри неё. Поэтому реквизиты берутся из самого документа счёта. Если его нет или найдено несколько документов, система сообщает о неоднозначности и останавливает подготовку УПД.
Это позволяет переносить в закрывающий документ реквизиты конкретного счёта, а не его внутреннее обозначение в CRM.
Для почасовых работ — приложение с задачами
При работе по модели Time and material клиент оплачивает фактически затраченное время. Одной общей строки с количеством часов недостаточно, чтобы показать состав выполненных работ. Поэтому мы добавили автоматическую подготовку PDF-приложения.
Интеграция находит связанный со сделкой смарт-процесс — отдельный элемент CRM, к которому привязаны задачи. Из них она получает названия и учтённое время. Задачи других сделок не добавляются только потому, что относятся к той же компании или проекту.
В приложение попадают название проекта, задачи и фактические трудозатраты. Номер и дата совпадают с УПД. Готовый PDF прикрепляется к тому же документу в СБИС: отдельно выгружать отчёт и загружать его вручную не нужно.
Условный пример приложения. Задачи и время демонстрационные; это не документ клиента. Нажмите на изображение, чтобы увеличить.
Для клиента такая детализация делает состав работ понятнее. Для сотрудника она убирает отдельный этап сборки отчёта из задач.
Контроль расхождений до создания документа
Автоматический перенос полезен, когда исходные данные согласованы. Поэтому для почасовых работ интеграция сопоставляет фактическое время задач, количество часов в сделке, часовую ставку и итоговую стоимость. Дополнительно проверяется сумма оплаченных счетов.
Рассмотрим условный пример: в задачах учтено 9 часов 30 минут, а в сделке указано 10 часов. В этом случае комплект документов не создаётся. Сотрудник получает сообщение в Битрикс24 с номером сделки и данными, которые расходятся.
Уведомления поступают сотруднику, указанному в настройках интеграции. Ему не нужно искать причину только по общему сообщению о сбое: в уведомлении приводятся сравниваемые часы и суммы.
Связанный смарт-процесс закрывается только после подтверждённого сохранения УПД и приложения в СБИС. Если документы созданы, но переход в финальную стадию не удался, система сообщает об этом отдельно, чтобы сотрудник мог исправить ситуацию без повторного создания УПД.
Что даёт такая автоматизация
Мы разработали единый сценарий подготовки закрывающих документов из данных CRM. Он убирает повторный ввод реквизитов и услуг, сбор номеров счетов и ручное прикрепление отчёта по почасовым работам.
Проверки становятся частью самого процесса: несоответствия сумм, часов и связей между документами выявляются до формирования комплекта. Сотрудник получает конкретную причину остановки и может исправить исходные данные в привычной системе.
Решение учитывает особенности нашего документооборота: разные направления услуг, несколько оплат по сделке и необходимость подтверждать почасовые работы детализацией. Именно эти условия определили логику интеграции.
Разработанный сценарий предназначен для услуг без НДС и расчётов в рублях; приложение по времени использует одну часовую ставку. Оплата определяется по статусам счетов в CRM. Подписание и отправка документов остаются за сотрудником.
Если ваша команда тоже переносит данные из CRM в документы вручную, расскажите нам о своём процессе. Разберём его этапы и предложим подходящий сценарий автоматизации.